CONTOH TUGASAN PENGURUSAN KOKURIKULUM (WAJ3081)

1.0       PENGENALAN

Kegiatan kokurikulum adalah sebahagian daripada kurikulum sekolah dan setiap murid harus melibatkan diri. Aktiviti ini boleh dijalankan di dalam dan di luar bilik darjah mengikut kesesuaian sesuatu aktiviti. Sekiranya murid-murid tidak mendapat pengalaman tertentu di bilik darjah, maka aktiviti kokurikulum dapat menyediakan pelbagai pengetahuan dan pengalaman untuk perkembangan mental, minat, bakat dan jasmani, rohani dan pembentukan nilai-nilai estetika serta sosial yang positif.

            Matlamat utama aktiviti kokurikulum adalah untuk merealisasikan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Antara matlamat yang hendak dicapai ialah menyemai kesedaran murid-murid terhadap agama dan kepercayaan kepada Tuhan, menyeimbangkan antara perkembangan mental dengan perkembangan rohani, jasmani dan emosi murid-murid, mengukuhkan perhubungan dan pergaulan dalam kalangan murid dalam sekolah dan di antara sekolah, membina dan meningkatkan minat dan bakat-bakat murid dalam aktiviti yang diceburi, membina dan meningkatkan disiplin murid, mewujudkan budaya sekolah yang menarik dan menggembirakan, membina dan meningkatkan kerjasama dan sumbangan hubungan dua hala antara sekolah dan masyarakat serta mewujudkan sekolah berwatak (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

            Untuk mencapai matlamat tersebut, terdapat beberapa strategi yang dilaksanakan. Antaranya ialah memberi wajaran yang sesuai kepada aktiviti kokurikulum supaya kurikulum dan kokurikulum boleh saling melengkapi dalam proses pendidikan di sekolah. Menambahkan bilangan pasukan pakaian seragam, persatuan/kelab, kelab sukan dan permainan serta mempelbagaikan aktiviti tersebut, dengan tujuan memberi peluang kepada semua murid melibatkan diri dengan aktif secara individu atau berkumpulan. Melibatkan murid pelbagai kaum dalam semua aktiviti kokurikulum yang sesuai untuk tujuan pemupukan perpaduan. Melibatkan murid dan pihak sekolah dalam aktiviti khidmat masyarakat. Melibatkan Jawatankuasa Bimbingan Pelajar Sekolah (JBPS), Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG), guru-guru dan murid-murid dalam perancangan dan pelaksanaan aktiviti kokurikulum. Merancang dengan teliti aktiviti kokurikulum bagi mencapai matlamat yang dikehendaki. Menganjur dan mengelolakan pertandingan yang melibatkan semua murid. Menyelia dan menilai aktiviti secara sistematik dan berterusan. Memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada semua pihak, dari semasa ke semasa (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

            Oleh yang demikian, tugasan ini membincangkan tentang pengenalan dan pengurusan kokurikulum sekolah rendan, penubuhan unit-unit kokurikulum, sistem fail, surat menyurat, pengelolaan aktiviti sukan, pengurusan mesyuarat, pengurusan kewangan serta konsep protokol dan etiket sosial dalam majlis rasmi.

2.0       KOMPONEN GERAK KERJA KOKURIKULUM

Kegiatan kokurikulum di peringkat sekolah dibahagikan kepada tiga jenis iaitu;

a.      Pasukan Pakaian Seragam atau Unit Beruniform

Semua pelajar sekolah adalah digalakkan untuk mengambil bahagian sekurang-kurangnya salah satu Pasukan Pakaian Seragam sebagaimana yang dicatatkan dalam Laporan Kabinet 1979 (Omardin Ashaari, 1998).

b.     Persatuan atau Kelab

Matlamat penubuhan sesebuah Persatuan atau Kelab di sekolah adalah untuk menggalakkan seseorang pelajar untuk berkomunikasi dengan pelajar lain yang berasal daripada pelbagai latar belakang. Selain itu, ia juga bertujuan untuk memberi perkhidmatan kepada masyarakat dan membolehkan seseorang pelajar untuk mencapai kemahiran di dalam sesuatu bidang atau hobi. Persatuan atau Kelab dibahagikan kepada dua kategori utama, iaitu Persatuan atau Kelab yang berasaskan akademik bertujuan untuk memupuk serta menambahkan minat dan kemahiran pelajar dalam sesuatu mata pelajaran. Contohnya, Persatuan Bahasa Kesusasteraan, Persatuan Sains, Persatuan Matematik, Persatuan Muzik, Persatuan Komputer, Persatuan Seni Lukis dan sebagainya. Ketegori kedua ialah Persatuan atau Kelab yang berasaskan perkhidmatan, kebajikan dan hobi bertujuan untuk menarik minat dan memberi pengetahuan dalam sesuatu bidang. Contohnya, Bimbingan dan Kaunseling, Pembimbing Rakan Sebaya, Koperasi Sekolah, Pencinta Alam, Perpustakaan atau Pusat Sumber dan sebagainya (Omardin Ashaari, 1998).

c.      Sukan dan Permainan

Semua pelajar sekolah adalah diwajibkan untuk mengambil bahagian dalam sesuatu sukan dan permainan seperti Bola Sepak, Bola Keranjang, Badminton, Ping Pong, Olahraga, Bola Tampar dan sebagainya (Omardin Ashaari, 1998).

2.1       Akta, Surat Pekeliling Ikhtisas dan Peraturan Am Pelaksanaan Kokurikulum Di Sekolah

(Rujuk Lampiran 1, 2, 3 dan 4)

3.0       PENUBUHAN UNIT-UNIT KOKURIKULUM

Prosedur penubuhan unit-unit kokurikulum terdiri daripada dua kategori, iaitu:

i.       Berbadan induk

Guru Besar berkenaan perlu mengadakan perbincangan dengan badan induk. Kemudian, Guru Besar perlu mengisi borang permohonan yang dikeluarkan oleh badan induk dan menyediakan maklumat yang diperlukan mengikut peraturan badan induk seperti permohonan tauliah pemimpin. Borang tersebut akan dihantar kepada Setiausaha atau Pesuruhanjaya di daerah atau negeri badan induk untuk diproses. Sementara menunggu kelulusan daripada ibu pejabat badan induk, pengumuman pendaftaran menjadi ahli pertubuhan boleh dimulakan. Setelah mendapat kelulusan atau sijil pendaftaran daripada badan induk, ahli pertubuhan akan menjadi ahli secara rasmi (Abdul Alim Abdul Rahim, 1994).

ii.      Tiada badan induk

Guru Besar perlu mengadakan rundingan dengan guru yang terlibat sebagai penasihat atau jurulatih bagi unit-unit beruniform yang tiada badan induk. Kemudian, pihak sekolah akan memaklumkan hasil rundingan tadi kepada Pejabat Pendidikan Daerah jika perlu. Lantaran itu, guru penasihat atau jurulatih akan mencari ahli, mengadakan perjumpaan, melantik ahli jawatankuasa dan menjalankan aktiviti (Abdul Alim Abdul Rahim, 1994).

3.1       Perlembagaan dan Peraturan

Pertubuhan Badan Induk yang ditubuhkan di bawah Akta Parlimen mempunyai perlembagaan yang ditetapkan oleh badan induk. Perlembagaan akan menetapkan tugas dan hak jawatankuasa serta ahli. Perlembagaan berfungsi sebagai panduan dan pedoman untuk menggerakkan pertubuhan, untuk melicinkan perjalanan sesuatu pertubuhan dan sebagai titik rujukan apabila timbul masalah mengenai perjalanan pertubuhan. Perkara yang terkandung dalam perlembagaan dan peraturan ialah nama dan alamat, matlamat pertubuhan, jumlah keahlian, bilangan dan tugas jawatankuasa, pengurusan kewangan, pembatalan dan pembubaran pertubuhan serta pindaan perlembagaan dan mesyuarat. Namun, kandungan tambahan diperlukan dalam perlembagaan mengikut kehendak dan tujuan pertubuhan. Antaranya ialah lencana dan logo pertubuhan, cogan kata seperti cogan kata Persatuan Pandu Puteri Malaysia “Selalu Sedia” dan disiplin dan tatatertib pertubuhan (Abdul Alim Abdul Rahim, 1994).

3.2       Pelantikan dan Pemilihan Ahli Jawatankuasa

Proses pemilihan ahli jawatankuasa biasanya dilakukan dalam Mesyuarat Agung. Dalam waktu itu, semua ahli berhak sepenuhnya mencalonkan dan memilih sesiapa daripada kalangan ahli untuk menjadi ahli jawatankuasa. Cara pemilihan boleh dijalankan melalui undian seperti angkat tangan atau undian sulit. Jawatan yang dipertandingkan pula ialah seperti pengerusi, naib pengerusi, setiausaha, bendahari dan jawatankuasa kerja. Manakala, proses pelantikan ahli jawatankuasa kebanyakannya berlaku dalam unit beruniform. Guru penasihat akan melantik ahli jawatankuasa berdasarkan ujian kecekapan tertentu. Misalnya, ketua kumpulan Pengakap dilantik daripada pelajar yang mencapai tahap kebolehan tertinggi. Namun, ada juga pertubuhan yang menggabungkan proses pemilihan dan pelantikan. Contohnya, pengerusi yang dipilih berhak melantik setiausaha dalam kalangan ahli pertubuhan. Oleh itu, jawatan Setiausaha tidak dipertandingkan (Abdul Alim Abdul Rahim, 1994).

3.3       Struktur Organisasi Jawatankuasa

(Rujuk Lampiran 5)

3.4       Bidang Tugas Ahli Jawatankuasa

Terdapat beberapa bidang tugas yang perlu dilaksanakan oleh guru penasihat, pengerusi, setiausaha dan bendahari (Abdul Alim Abdul Rahim, 1994). Antaranya ialah;

a.      Guru penasihat

Memberi panduan, nasihat, bimbingan dan sebagainya kepada jawatankuasa dalam aspek pentadbiran dan melaksanakan aktiviti. Seterusnya, melaksana dan menentukan polisi Kementerian Pendidikan Negeri dan Daerah supaya sekolah dapat dijalankan dengan berkesan. Guru penasihat juga perlu menghadiri dan memberi nasihat dalam mesyuarat agung dan mesyuarat jawatankuasa serta memberi tunjuk ajar dan latihan kepada murid.

b.     Pengerusi

Sebagai seorang pengerusi, individu tersebut perlu mengurus dan mentadbir pertubuhan mengikut perlembagaan. Kemudian, melaksanakan keputusan mesyuarat agung dan mesyuarat jawatankuasa kecil. Merancang, melaksana dan menyelia aktiviti pertubuhan serta menjalankan tugas sebagaimana yang ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan merupakan tugas pengerusi.

c.      Setiausaha

Tugas setiausaha adalah menyimpan pendaftaran keahlian dan bertanggungjawab dalam urusan surat menyurat dengan badan luar, pentadbir sekolah dan pertubuhan. Kemudian, menjemput dan mengedar surat memanggil semua jenis mesyuarat serta menjalankan kerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan mengurus pertubuhan. Akhir sekali, menjalankan tugas seperti ketepatan yang diperuntukkan dalam perlembagaan.

d.     Bendahari

Bendahari pula perlu menyimpan rekod dan stok harta pertubuhan, memungut yuran dan menyimpan penyata pemungutan yuran, memungut dan menyimpan penyata keluar masuk wang, mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan, menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira serta menjalankan tugas seperti ketepatan yang diperuntukkan dalam perlembagaan.

4.0       SISTEM FAIL

Sistem fail merupakan suatu proses menyimpan segala rekod dan dokumen. Segala bentuk surat menyurat disimpan dalam fail. Dengan kaedah ini penyimpanan fail itu akan menjadi lebih selamat dan terjamin serta mudah pula untuk dicari dan memperolehnya apabila diperlukan pada bila-bila masa sahaja. Penyimpanan fail yang teratur akan memudahkan pengurusan dan pentadbiran. Dengan itu, akan mudah untuk membuat rujukan dan menjawab surat-surat yang diterima oleh pejabat. Ia juga merupakan satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama (Omardin Ashaari, 1997).

Nombor rujukan fail yang telah diwujudkan hendaklah ditukarkan kepada pengkelasan perkara dan pengkodan nombor di dalam senarai yang telah ditetapkan seperti dilampirkan. Nama-nama tajuk fail adalah mengikut kesesuaian pengkelasan perkara dan pengkodan nombor yang hendaklah dirujuk oleh pembuka fail. Pengkelasan fail dikategori kepada fail Urusan Am (house keeping files) dan fail Urusan Fungsian (functional files). Fail terperingkat dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan. Kaedah menulis nombor fail terdapat dalam Lampiran 6 (Unit Kokurikulum Sekolah Kebangsaan Masai, Johor, 2013).

Setiap fail mengandungi Kertas Minit (Am 6) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Hal ini kerana adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Merekod kandungan surat masuk  menggunakan dakwat merah dan kandungan surat keluar menggunakan dakwat hitam. Seterusnya, fail perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail (Unit Kokurikulum Sekolah Kebangsaan Masai, Johor, 2013).

Fail sementara pula boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Apabila fail asal telah dijumpai, isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke fail asal (Unit Kokurikulum Sekolah Kebangsaan Masai, Johor, 2013).

5.0       SURAT MENYURAT

Surat merupakan kertas atau sesuatu yang bertulis. Manakala, surat kiriman pula merupakan kertas yang mengandungi akhbar atau maklumat, ditulis oleh sesuatu pihak dan disampaikan kepada pihak lain melalui berkirim. Terdapat tiga perkara penting dalam surat kiriman, iaitu pengirim, penerima dan kandungan surat. Seterusnya, surat rasmi diertikan dengan surat yang ditulis dalam urusan rasmi. Misalnya, segala urusan yang berhubung dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, syarikat dan sektor pendidikan. Penulis surat rasmi adalah orang perseorangan seperti seseorang atas nama jabatan dan syarikat begitu juga dengan penerima surat tersebut (Omardin Ashaari, 1997).

.

Terdapat beberapa jenis surat rasmi. Antaranya ialah pemakluman, permohonan, arahan atau perintah, aduan, perjanjian dan pelantikan atau pengesahan. Ciri-ciri utama surat rasmi adalah bersifat bukan peribadi, sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja, mematuhi prinsip penulisan seperti tepat dan betul, jelas, ringkas dan padat, lengkap, bertimbang rasa, dan bertaut faktanya.

5.1       Format Umum Surat Rasmi

Berikut menunjukkan format umum surat rasmi. Contoh surat rasmi (Rujuk Lampiran 7):

a.      Kepala surat - Maklumat penghantar, nombor rujukan dan tarikh;

b.      Maklumat penerima;

c.      Sapaan atau gelaran atau alu-aluan;

d.      Tajuk surat;

e.     Isi atau maksud surat - Pembuka bicara dan rujukan, maksud sebenar surat, harapan, penyataan adanya lampiran;

f.       Penutup surat;

g.      Slogan/moto (jika ada)

h.      Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataan perwakilan;

i.       Penerima salinan;

j.       Singkatan pendraf dan penaip surat - Kod atau nama fail atau disket.

6.0       PENGELOLAAN AKTIVITI

Terdapat beberapa jenis aktiviti yang sering kali dikelolakan di sekolah. Antaranya ialah olahraga tahunan, lawatan, perkhemahan, rekreasi, kursus motivasi dan lain-lain. Pengelolaan aktiviti ini merupakan satu daripada empat kemahiran dalam pengurusan kokurikulum (4K), iaitu kemahiran asas, kemahiran kejurulatihan, kemahiran kepegawaian dan kemahiran mengurus atau mengelola. Oleh itu, empat kemahiran ini perlu dikuasai sepenuhnya oleh guru pelatih sebelum di hantar ke sekolah (Helen Ten Hong Beng, 1992).

6.1       Kemahiran Mengelola

Menurut Helen Ten Hong Beng (1992), kemahiran mengelola pula merangkumi aspek merancang (Fasa sebelum), teknikal (Fasa sebelum dan semasa), melaksana (Fasa semasa) dan menilai keberkesanan (Fasa selepas). Berikut menunjukkan kerja-kerja yang perlu dilakukan mengikut fasa-fasa yang telah ditetapkan.

i.       Fasa Sebelum

Pengelola perlu menyediakan kertas kerja yang mengandungi tarikh, masa, tempat, ahli jawatankuasa, anggaran belanja, atur cara dan perasmi. Kemudian, mengadakan mesyuarat bagi menentukan sistem pertandingan, peraturan pertandingan, menyedia dan menghantar surat atau kad jemputan, persediaan siar raya, publisiti dan lain-lain.

ii.      Fasa Semasa

Pada fasa ini, pihak pengelola perlu memastikan semua ahli jawatankuasa atau pegawai yang terlibat ada di tempat aktiviti atau pertandingan masing-masing, pastikan aktiviti yang dijalankan mengikut jadual, segala maklumat sampai kepada pihak berkenaan, mematuhi protokol dan segala langkah keselamatan diambil kira.

iii.    Fasa Selepas

Pada fasa ini pula, aspek kebersihan, penilaian keberkesanan aktiviti dan laporan aktiviti perlu diadakan. Selepas itu, pihak pengelola juga perlu mengadakan mesyuarat post-mortem atau pasca nilai. Melalui mesyuarat ini, pihak pengelola dapat menilai kekuatan, kelemahan atau masalah dan melakukan tindakan susulan dan penambahbaikan bagi aktiviti yang akan dilakukan pada masa akan datang.

6.2       Sistem Pertandingan

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pemilihan sistem pertandingan. Antaranya ialah undang-undang dan peraturan, kesesuaian acara yang dipertandingkan, jumlah penyertaan, peringkat pertandingan yang diadakan, masa yang ada dan kedudukan kewangan. Berdasarkan Helen Ten Hong Beng (1992), sistem pertandingan ditentukan dengan:

a.      Kalah Mati

Sistem ini sesuai untuk penyertaan yang bilangannya besar dan perlu keputusan dalam masa yang singkat. Kemudian, 8 pasukan akan layak ke peringkat suku akhir, 4 pasukan akan ke peringkat separuh akhir, 2 pasukan akan ke peringkat akhir, 2 pasukan yang kalah dalam separuh akhir akan bertanding untuk tempat ke 4 dan ke 3. Sistem ini menggunakan peraturan penentuan dan penempatan “Bye”. Bye ditetapkan sebelum penempatan peserta atau pasukan dalam struktur jadual. Bye juga ditetapkan pada peringkat awal dan ia tidak diletak untuk seseorang atau sesuatu pasukan secara dua kali berturut-turut.

b.     Liga

Setiap pasukan akan bertanding dengan kesemua pasukan yang bertanding. Keputusan ditentukan dengan markah atau mata yang terkumpul selepas perlawanan. Contohnya, menang 2 mata, seri 1 mata dan kalah 0 mata. Sistem ini mengambil masa yang lama. Pada akhir pertandingan pasukan yang benar-benar handal akan dikenal pasti sebagai pemenang.

7.0       PENGURUSAN MESYUARAT

Terdapat empat jenis pengurusan mesyuarat. Antaranya ialah;

a)     Mesyuarat Agung

Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha akan mengedarkan surat jemputan mesyuarat agung sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu. Atur cara Majlis Mesyuarat Agung mestilah merangkumi ucapan alu-aluan pengerusi persatuan, ucapan penasihat persatuan, ucapan perasmian dan mesyuarat agung. Manakala, agenda mesyuarat agung adalah seperti ucapan pengerusi mesyuarat, pembentangan dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu, pembentangan laporan tahunan, pembentangan dan mengesahkan laporan kewangan, pemilihan ahli jawatankuasa (pengerusi, naib pengerusi, setiausaha, penolong setiausaha, bendahari, penolong bendahari, ahli jawatankuasa seramai lima hingga tujuh orang dan pemilihan dua orang juru audit). Dalam mesyuarat ini juga ahli persatuan akan membahasakan usul-usul yang diterima dan ucapan penangguhan sebelum bersurai (Saifullizam Puteh, 2004).

        

b)  Mesyuarat Agung Luar Biasa

Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau ahli jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda sahaja. Setiausaha hendaklah menyiarkan notis dua minggu sebelum mesyuarat diadakan. Namun, mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana permintaan dua per tiga ahli dan pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan (Saifullizam Puteh, 2004).

c)  Mesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat ini diadakan untuk menggerakkan aktiviti persatuan. Mesyuarat ini tidak boleh dijalankan sekiranya tidak mencukupi korum, iaitu dua per tiga ahli jawatankuasa. Mesyuarat ini hendaklah dihadiri guru penasihat yang dilantik oleh Guru Besar. Dalam tempoh satu minggu, notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi. Agenda mesyuarat ini hendaklah merangkumi perkara seperti ucapan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, laporan biro-biro, laporan kewangan dan hal lain-lain (Saifullizam Puteh, 2004).

d)  Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Projek

Agenda mesyuarat ini adalah ucapan pengerusi, pembentangan dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit dan membincangkan hal projek seperti tarikh, hari, masa dan tempat. Dalam mesyuarat ini juga, akan diadakan pelantikan ahli jawatankuasa projek, tugas-tugas ahli jawatankuasa projek, kewangan projek dan hal lain-lain (Saifullizam Puteh, 2004).

8.0       PENGURUSAN KEWANGAN

Pengurusan kewangan adalah satu perkara utama dan paling penting dalam sesebuah persatuan. Sekiranya pengurusan kewangan adalah tidak baik dan sempurna, maka perjalanan persatuan berkenaan akan pincang dan akhirnya terus terkubur. Objektif sesebuah persatuan mempunyai pengurusan kewangan adalah memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari Persatuan dalam mengurus kewangan secara sistematik, melahirkan pelajar yang celik pengurusan kewangan dan dapat melicinkan perjalanan sesebuah persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancang (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

Selain itu, tugas sebagai bendahari dan penolong bendahari adalah menyediakan ‘cash book’ (Buku Tunai) seperti buku resit, borang pesanan dan borang baucar bayaran. Mereka ini juga perlu menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku tunai dan bil-bil yang sempurna. Bendahari persatuan perlu mencatat segala perkara yang hendak di beli atau dipesan dengan mengisi Borang Pesanan. Memastikan akaun persatuan telah diselaraskan dan membuat pungutan derma atau yuran keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti juga tugas sebagai bendahari (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

Apabila menerima duit atau wang, bendahari akan mengeluarkan resit, merekodkan dalam Buku Tunai dan menyimpan wang ke dalam Bank atau guru penasihat sekiranya melebihi had yang dibenarkan, iaitu RM30.00. Setiap pembelian barang yang melebihi had yang dibenarkan hendaklah mendapatkan kebenaran daripada guru penasihat. Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu program dan melakukan pembentangan laporan kewangan dalam mesyuarat (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

Seterusnya, bendahari perlu mengadakan Baucar Pembayaran. Baucar hendaklah dibuat dalam dua salinan dan salinan asal akan disimpan oleh sekolah (persatuan) dan salinan kedua akan disimpan oleh penerima. Bendahari perlu memasukkan butir-butir tentang perkhidmatan atau bekalan bil pembelian barang, jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan serta mendapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai. Bendahari juga perlu mendapatkan tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh. Sekiranya bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat. Setelah pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen sokongan hendaklah ditebuk atau dicop “SUDAH BAYAR” berserta tarikhnya bagi mengelakkan pembayaran dua kali. Baucar-baucar pembayaran  yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

Di samping itu, bendahari perlu menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Sebelum itu, bendahari perlu pastikan Buku Tunai telah dikemaskinikan dan ditutup serta pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Persatuan sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit. Kemudian, sediakan format Penyata Kewangan Tahunan dan dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-kira bagi mengesahkan bahawa segala butiran dalam penyata adalah benar (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

Setiap hujung bulan, bendahari akan menyemak Buku Tunai dan menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci. Jika persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan wang baki mengikut sebagaimana yang telah ditentukan dalam mesyuarat agung. Hal ini kerana penyalahgunaan wang persatuan adalah kesalahan yang serius dan boleh dikenakan tindakan tatatertib (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

Akhir sekali, tugas pemeriksa kira-kira adalah menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan dan memberi teguran kepada bendahari sekiranya berlaku butiran yang salah. Kemudian, menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31 Ogos setiap tahun. Individu ini bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah ditandatanganinya itu (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990).

9.0       KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL DALAM MAJLIS RASMI

Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis (Siti Hajar Abdul Aziz, 2009).

Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkah laku atau sopan santun sama ada dalam kehidupan harian, dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa jua perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau norma-norma yang diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada timbang rasa adalah dianggap sebagai mempunyai nilai etiket yang tinggi yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu (Siti Hajar Abdul Aziz, 2009) .

9.1       Aspek- aspek Pengurusan Pelbagai Majlis Rasmi

a.      Jawatankuasa

Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara 'adhoc', tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.

b.  Tempat majlis

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambil kira adalah seperti diketahui umum dan mudah dituju, mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi, mempunyai ruang legar yang luas, mempunyai kemudahan asas yang mencukupi dan sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan

c.  Atur cara majlis

Atur cara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Cara membuat atur cara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu, hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

d.  Penyediaan senarai jemputan

Bagi setiap majlis hendaklah disediakan dalam lima bentuk iaitu ringkasan senarai, senarai nama, senarai mengikut keutamaan, senarai jawapan kehadiran dan senarai hadir

e.  Kesesuaian pakaian

Pada kebiasaannya penganjur majlis rasmi akan menyatakan jenis pakaian yang perlu dipakai oleh tetamu pada kad jemputan. Antara pakaian yang biasa digunakan pada majlis rasmi adalah pakaian kebangsaan, lounge suit, white tie atau tail caot, dinner jacket, balck tie atau smoking, morning dress, mess kit, batik berlengan panjang dan pakaian istiadat.

f.   Penyediaan atur cara pentadbiran

Atur cara pentadbiran adalah merupakan atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut, sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut, untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima, untuk mengawal masa, untuk menjadi panduan masa akan datang dan sebagai rekod.

g.  Susunan tempat duduk

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Misalnya, susunan hendaklah mengikut keutamaan, jumlah dif di pentas khas hendaklah terhad, tuan rumah atau ‘Host” duduk di sebelah tetamu kehormat dan isteri duduk di sebelah suami. (Rujuk Lampiran 7)

h.  Raptai

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya, menentukan urutan majlis, menentukan jangka masa yang tepat, memperbaiki kelemahan yang ada, penyelarasan acara dan untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

i.    Post-mortem

Post-mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.

RUMUSAN

Natijahnya, kokurikulum merupakan suatu saluran pembelajaran berasaskan gerak kerja yang terancang. Kegiatan kokurikulum ini juga adalah lanjut daripada proses pembelajaran dan pengajaran di bilik darjah. Dengan ini, aktiviti-aktiviti kokurikulum yang dirancang dapat menyediakan peluang untuk pelajar menambah, mengukuhkan dan mengamalkan kemahiran, nilai-nilai dan pengetahuan yang dipelajari dalam bilik darjah.

            Selain itu, kegiatan kokurikulum dapat menyediakan pelajar yang bakal menjadi pemimpin negara pada masa akan datang. Hal ini sesuai dengan ungkapan, “pemuda harapan bangsa, pemudi tiang negara”. Persoalannya, jika remaja kita musnah sebagai akibat masalah sosial, siapakah yang akan terus memperjuangkan nasib negara kita? Justeru, senario ini mencetuskan kebimbangan kepada semua pihak termasuklah golongan ibu bapa, guru, masyarakat,dan negara. Oleh itu, kegiatan kokurikulum diwujudkan untuk mengelakkan pelajar membuang masa dengan melakukan perkara tidak membawa manfaat pada diri mereka sendiri.

            Seterusnya, kegiatan kokurikulum dapat memupuk perpaduan dalam kalangan kaum. Hal ini jelas dilihat melalui penglibatan pelajar dari pelbagai latar belakang dan kaum menyertai kegiatan kokurikulum. Pada waktu itu, berlaku interaksi di antara satu sama lain yang akan mengeratkan hubungan sesama mereka. Oleh itu, kegiatan kokurikulum dapat mengelakkan perpecahan dan diskriminasi kaum.

            Akhir sekali, semua pihak perlu berganding bahu agar kegiatan kokurikulum ini dapat dijalankan dengan berkesan. Bak kata pepatah, “ringan sama dijinjing, berat sama dipikul.

REFLEKSI

Kursus Pengurusan Kokurikulum (WAJ 3081) merupakan kursus wajib yang perlu saya ambil semasa di Tahun Satu (Semester 1) Program Ijazah Sarjana Muda Pendidikan (PISMP). Saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada ......................., pensyarah kursus ini atas sokongan dan bimbingan dalam melaksanakan tugasan ini.

            Berdasarkan kursus ini, saya mendapati kegiatan kokurikulum juga penting selain daripada akademik. Hal ini kerana kita akan mengaplikasikan teori-teori, kemahiran dan pengetahuan yang kita pelajari dalam bilik darjah dalam kegiatan kokurikulum. Aktiviti-aktiviti yang dijalankan dapat membantu kita memiliki tubuh yang sihat dan cergas serta minda yang cerdas. Kemudian, ia dapat membantu kita meningkatkan prestasi akademik melalui pengalaman-pengalaman yang diperoleh. Oleh itu, kegiatan kokurikulum dan akademik perlulah seimbang bagi mencapai kejayaan yang maksimum.

            Sebelum ini, saya berpendapat bahawa saya perlu belajar dan terus belajar untuk mendapatkan kecemerlangan dalam bidang akademik dan tidak mahu melibatkan diri dengan aktiviti kokurikulum. Hal ini kerana segelintir rakan-rakan yang aktif dalam bidang kokurikulum akan kecundang dalam bidang kurikulum. Namun, melaksanakan menyiapkan tugasan ini, saya mendapati bahawa tanggapan saya itu salah sama sekali. Kegiatan kokurikulum juga memupuk disiplin yang tinggi dalam diri pelajar. Sebagai contoh, disiplin dari aspek masa seperti Persatuan Kadet Polis. Sekiranya pelajar dapat menanam dan mengaplikasikan disiplin tersebut, maka mereka akan dapat mengurus masa dengan sistematik. Begitu juga dengan saya sendiri sebagai guru pelatih dalam menyiapkan tugasan dalam masa yang ditetapkan.

            Melalui tugasan ini, saya mendapati saya perlu menguasai kemahiran 4K, iaitu kemahiran asas, kemahiran kejurulatihan, kemahiran kepegawaian dan kemahiran mengurus atau mengelola. Kemahiran ini akan membantu saya memastikan keberkesanan aktiviti kokurikulum terhadap pelajar di sekolah nanti. Sekiranya saya tidak menguasai salah satu daripada kemahiran tersebut, maka saya boleh dianggap gagal dalam melaksanakan tugas sebagai seorang pendidik yang bertauliah. Hal ini menyebabkan pelajar menunding jari kepada saya kerana gagal mendidik mereka dengan sebaik yang mungkin. Oleh yang demikian, saya wajib memperoleh banyak pengetahuan, pengalaman dan kemahiran semasa di Institut Pendidikan Guru.

Seterusnya, tugasan ini juga menekankan konsep protokol dan etiket sosial dalam majlis rasmi. Semasa di sekolah nanti, majlis seperti ini pasti akan dilangsungkan. Dengan ini, tajuk ini memberi gambaran kepada saya untuk bersedia menjadi penganjur dan pengelola majlis. Tugas ini sukar dilakukan sekiranya ahli jawatankuasa tidak memberi kerjasama. Sebelum ini, saya hanya menjadi penonton dan peserta dalam majlis rasmi. Melalui penglihatan kasar, majlis ini senang dilaksanakan. Namun, jika terdapat beberapa perkara yang dijangkakan dan akan menyebabkan setiap ahli jawatankuasa menunding jari antara satu sama lain. Walaubagaimanapun, saya perlu belajar dari kesilapan dan pengalaman yang telah diperoleh. Oleh itu, saya perlu membina keyakinan diri dengan melibatkan diri dalam program-program yang dilaksanakan di Institut Pendidikan Guru.

Natijahnya, kegiatan merupakan satu daripada usaha kerajaan untuk mewujudkan perpaduan. Sebagai seorang pelajar, adalah penting untuk melibatkan diri dalam kegiatan kokurikulum supaya dapat menjadi seorang yang berilmu pengetahuan, berakhlak mulia, berketerampilan, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara.

BIBLIOGRAFI

1. Buku

Abdul Alim Abdul Rahim. (1994). Pengurusan kokurikulum. Kuala Lumpur: Fajar                             Bakti.

Ahmad Esa. (2005). Perkasakan Kokurikulum. Kuala Lumpur: Utusan Publications &                Distributors.

Helen Ten Hong Beng. (1992). Pengelolaan dan pengurusan pertandingan sukan.               Kuala Lumpur: Fajar Bakti.

Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990). Buku panduan gerak kerja kokurikulum              sekolah rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan                         Bahasa dan Pustaka.

Omardin Ashaari. (1997). Pengurusan persatuan. Kuala Lumpur: Utusan Publications                     & Distributors.

Omardin Ashaari. (1998). Pengurusan sukan. Kuala Lumpur: Utusan Publications &                  Distributors.

Saifullizam Puteh. (2004). Pengurusan Kokurikulum. Universiti Tun Hussein Onn                       Malaysia (UTHO).

Siti Hajar Abdul Aziz. (2009). Siri Pendidikan Guru: Bahasa Melayu II. Shah                                     Alam: Oxford Fajaf Bakti.

Siti Hajar Abdul Aziz. (2011). Bahasa Melayu 1. Edisi Kedua. Selangor: Oxford Fajar.

Unit Kokurikulum Sekolah Kebangsaan Masai, Johor. (2013). Buku Pengurusan                        Kokurikulum.

Wee Eng Hoe. (1996). Gerak Kerja Kokurikulum Sukan. Shah Alam: Penerbitan Fajar                    Bakti.

2. Internet

Abd Karim. (2013). Aktiviti kokurikulum. Dilayari pada 13 September 2014 dari                               http://abkar178.blogspot.com/2013/09/aktiviti-kokurikulum.html

Azhar Salleh. (2010). Pengelolaan Aktiviti. Dilayari pada 14 September 2014 dari                            http://gerkomarsah.blogspot.com/2010/08/pengelolaan-aktiviti.html